Digitale Erfassung, Erschließung und Langzeitarchivierung von Beständen des Archivs für westfälische Volkskunde der Volkskundlichen Kommission für Westfalen
Zusammenfassung der Projektergebnisse
Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der Volkskundlichen Kommission für Westfalen/ LWL durchgeführt. Im Vordergrund stand die Langzeitarchivierung von Audiodokumenten mit einem Gesamtvolumen von 1100 Stunden und schriftlichen Dokumenten, die ca. 250.000 PDF/A Seiten umfassten. Die erste Projektphase umfasste die Digitalisierung der Tondokumente, die durch einen externen Dienstleister in den Formaten wave und mp3 durchgeführt wurde, sowie die Digitalisierung der schriftlichen Liedbelege. Zur Erfassung der Dateien wurde eine vorhandene Oracle-Datenbank, die schon für das Bildarchiv der Volkskundlichen Kommission seit 1998 im Einsatz war, an die Bedürfnisse des Ton- und Volksliedarchivs angepasst. Insgesamt umfasst das Volkslied- und Tonarchiv 13850 Datensätze von denen 12479 online verfügbar sind. Die Onlinestellung der Audiodokumente und schriftlichen Liedbelege erfolgte nach der Fertigstellung des Recherchemoduls für das Volkslied- und Tonarchiv im Juni 2009. Parallel erfolgte von Dezember 2008 bis Mai 2012 schrittweise die Erfassung des Manuskriptarchivs und des sogenannten Kopien-Archivs, die unter dem Begriff Schriftenarchiv zusammengefasst wurden. Dieser Archivteil umfasst knapp 250.000 PDF/A Seiten in 6000 Datensätzen, von denen 3939 online zur Verfügung stehen. Seit Ende 2010 erfolgte die Weitergabe der Daten an das BAM-Portal und im Sommer 2011 an das Portal Europeana. Durch diese Anbindungen konnte ein größerer Onlinezugriff auf die Archivbestände erzielt werden. Auch ist eine überregionale Wahrnehmung festzustellen, wie zum Beispiel Anfragen aus den USA zeigen. Die Pflege der Datenbank ist durch das LWL-IT-Zentrum als Kooperationspartner des Projektes gesichert. Die Datensicherung wie auch evtl. die Migration von Daten und das Expertenwissen eines Informatikers ist die Voraussetzung für eine Langzeitarchivierung.
